E-Defter Nedir?

E-Defter, kanun olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerinin elektronik ortamda tutulduğu bir sistemdir. Bu konuda maliyeye elektronik imzayla berat verilmektedir. E-Defterler .xml formatıyla hazırlanır. Bu hazırlama işlemi standart olarak bu uzantıyla yapılır. E-Defter uygulaması sayesinde daha düzenli bir denetim gerçekleşmektedir.  Denetimin daha düzenli bir şekilde olmasıyla birlikte hızlı bir denetim olmaktadır. E-Defteri kullanan firmalar kağıt olarak defter tutmalarına gerek yoktur. Tüm işletmeler E-Defter sistemine geçtikten sonra kağıt olarak defterlerini kapattırmaları gerekmektedir. Bunun için kapanış tasdiki yaptırması gerekmektedir. E-Defter uygulaması sayesinde işletmelerin işlemleri biraz daha kolay hale gelmiştir. Her işlemin dijital ortama aktarılmasıyla işlemler daha hızlı bir şekilde gerçekleşmektedir. Vergi kanununa göre 10 milyon lira ve üzeri cirosu bulunan tüm firmalar e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır. Firmaların bu uygulamaya geçmek için beklemesine gerek yoktur. Bunun için gönüllü olarak E-Defter uygulamasına geçiş yapılabilmektedir. Şahıs ile tüzel firmalar E-defter kullanıcısı olabilir.

E-Defter İş Akışı

E-defter ile iş akışları şu şekilde gerçekleşmektedir;

• Yevmiye defterinin boyutunun sınırı aşıp aşılmadığına bakılır. Ardından defter imzalanır.
• Defterlerin şema kontrolleri yapılır.
• Yevmiye defterinin beratı oluşturulur ve ardından imzalanır.
• Defterin beratı şematron ve şema kontrolleri gerçekleşir.
• Berat sıkıştırılır.
• Defterlerin herhangi bir hatası olmadığında tüm dosyalar GİB’in resmi internet sitesine yüklenir.

E-defter ibrazları ayda bir kere olmak üzere mali müşavir muhasebeci veya firma sahibi tarafından yapılabilir. İbrazın yapıldığı ay berat verilinceye kadar gereken düzenlemeler yapılabilir. Bunun için 3 ay içerisinde yapılması gerekir.

E-Defter Avantajları

E-defterin birçok avantajı bulunmaktadır. İşletmeler veya firmalar E-Defter uygulaması sayesinde işlemlerini daha hızlı bir şekilde yapabilmektedir. E-Defter uygulaması sayesinde tüm işlemler güvenli bir ortam içerisinde korunarak saklanabilir. Fiziksel bir özelliği olmadığı için bu konuda herhangi bir sorun yaşanmaz. Ayrıca normal defterlere göre E-Defter için notere gitmenize gerek yoktur. Sayfa adetlerine kağıt bastırmaya asla gerek yoktur. E-Defter ile dijital ortamda istenilen her işlem yapılabilir. E-Defter sayesinde gereksiz masraflar (Mürekkep) ortadan kalkar. Defterler için yazıcıları çalıştırmanıza gerek yoktur. Gereksiz maliyetlerden birisiyse arşiv maliyetidir. Defterlerin saklanmasına ve korunmasına fiziksel olarak gerek yoktur. Bu konuya ayrıca bir zaman ayırmanıza gerek yoktur. E-Defter uygulaması sayesinde kağıt kullanımı azaldığı için çevreci bir yaklaşım meydana gelir. Bu uygulama sayesinde birçok yer doğayı korumuş olur. E-defter uygulaması için hızlı ve düzenli bir sistem denilebilir. Bu hızlı sisteme isteyen herkes kolaylıkla geçiş yapabilir. Normal defter rutinlerinden kurtularak daha yenilikçi bir adım atılabilir. Bunun için önceden yapılan arşivleme, baskı, kağıt ile ilgili her türlü işlemlerden kurtulmuş olunur. E-Defter uygulaması sayesinde maddi anlamda bazı külfetlerden kurtulmuş olursunuz. E-Defterin en önemli avantajlarından birisi zaman tasarrufudur.